اعتماد المدفوعات

يجب ألا يرحّل الدفعات الكبيرة من سجّلها. تتيح هذه الوحدة أن تحدد إعدادات المحاسبة مستخدماً معتمِداً وحداً للمبلغ وعملة. وعندما تتجاوز الدفعة الحد تُوقف في حالة «بانتظار الاعتماد» حتى يعتمدها المعتمِد أو يرفضها. يستخدمها المحاسبون ومديرو المالية وترتبط بنموذج الدفعة في المحاسبة. والفائدة رقابة على الدفعات الكبيرة مع أثر واضح للقرار.

1. 1

   ضبط الاعتماد في الإعدادات

   في إعدادات المحاسبة يفعّل المسؤول «اعتماد المدفوعات» ويملأ المستخدم المعتمِد وحد المبلغ والعملة. وتُحفظ القيم كمعلمات نظام. ولا يُطبَّق الاعتماد إلا عند تفعيل الخيار.

   • الإعدادات: اعتماد المدفوعات والمعتمِد والمبلغ والعملة
   • تُخزَّن كمعلمات نظام
2. 2

   تسجيل الدفعة

   ينشئ المحاسب دفعة عميل أو مورد كمسودة ويضغط «تأكيد». ويقارن النظام المبلغ بالحد مع التحويل إلى عملة الاعتماد إذا اختلفت عملة الدفعة. وتُرحَّل الدفعات ضمن الحد أو دونه كالمعتاد.

   • تحويل العملة بتاريخ الدفعة
   • المبلغ ضمن الحد يُرحَّل عادياً
3. 3

   الدفعة بانتظار الاعتماد

   إذا كان المبلغ أعلى من الحد تصبح الحالة «بانتظار الاعتماد» ولا تُرحَّل الدفعة. ويعرض شريط الحالة الحالات الإضافية: بانتظار الاعتماد ومعتمد ومرفوض. ولا يستطيع المحاسب ترحيلها في هذه الأثناء.

   • حالات جديدة: بانتظار الاعتماد ومعتمد ومرفوض
   • لا ترحيل أثناء الانتظار
4. 4

   المعتمِد يعتمد أو يرفض

   لا يرى إلا المعتمِد المضبوط زري «اعتماد» و«رفض» بحسب حقل «الشخص المعتمِد». ويحوّل الاعتماد الدفعة إلى معتمد ويحوّلها الرفض إلى مرفوض. ولا يستطيع بقية المستخدمين تغيير الحالة.

   • الأزرار: اعتماد ورفض
   • تظهر للمعتمِد فقط
5. 5

   ترحيل الدفعة المعتمدة

   بعد الاعتماد يمكن تأكيد الدفعة وترحيلها إذ تسمح الوحدة بالترحيل من حالة معتمد. وتنص رسالة على أن المسودة أو المعتمدة فقط يمكن ترحيلها، ويُمنع الترحيل إذا كانت فاتورة مسوّاة غير مفتوحة. ثم يُنشأ قيد اليومية كالمعتاد.

   • الترحيل مسموح من معتمد
   • ممنوع إن كانت فاتورة مسوّاة غير مرحّلة

العودة إلى تطبيقات الإصدار