الخطابات الآمنة

تُصدر الشركات خطابات مثل التفويضات والشهادات والإفادات ويحتاج الغير إلى التحقق منها. تدير هذه الوحدة أنواع الخطابات والمسودات والإصدار وتنقيح الخطابات الرسمية وتطبعها برمز QR آمن ورقم تسلسلي وتتيح للمستلم التحقق منها في صفحة محمية. تبني على نواة QR الآمن وتستخدم جهات الاتصال والمحادثة. والنتيجة سجل خطابات قابل للتدقيق مع انتهاء وسجل مراجعات.

1. 1

   تعريف أنواع الخطابات

   في قائمة Letter Types ينشئ المدير كل نوع ببادئة وعنوان طباعة افتراضي ونص افتراضي ووضع صلاحية وأيام ووضع وصول وحجم ورق. ويمكن أن يشترط النوع جهة مرتبطة. والأنواع قابلة للترجمة وللأرشفة.

   • البادئة المستخدمة في الرقم
   • العنوان والنص الافتراضيان
   • وضع الصلاحية والأيام
2. 2

   إنشاء مسودة خطاب

   في قائمة Letters ينشئ المستخدم خطابا بنوع وتاريخ وجهة مرتبطة أو نص موجه إليه وموضوع. يحصل الخطاب على مرجع تسلسلي ويكون بحالة مسودة. ويُضبط الموقّع افتراضيا على المستخدم الحالي ويمكن تغييره.

   • مرجع من تسلسل
   • الموقّع ولقبه
   • الحالة: مسودة
3. 3

   كتابة المحتوى أو إرفاق PDF

   يتيح وضع المحتوى كتابة النص مع المقدمة العلوية وكتلة المفوضين والنص والخاتمة أو رفع PDF جاهز. يتحقق النظام من وجود محتوى ومن أن المرفقات قابلة للقراءة. وتظهر المرفقات الاختيارية في الصفحة العامة.

   • أقسام نص حر أو PDF مرفوع
   • التحقق من المحتوى قبل الإصدار
   • مرفقات اختيارية
4. 4

   إصدار الخطاب

   ينشئ زر Issue الرابط الآمن بصلاحية النوع ووضع الوصول وينقل الخطاب إلى مُصدر. ويُولَّد رقم تسلسلي وQR. ويمكن ضبط تاريخ الصلاحية للنسخة الورقية.

   • الزر: Issue
   • توليد الرقم وQR
   • تاريخ Valid Until
5. 5

   طباعة الخطاب

   يُصدر زر Print تقرير الخطاب مع كتلة QR الآمن ويختمها على PDF عند رفع PDF. ويأتي حجم الورق من النوع. وتتبع الطباعة حالة الإصدار.

   • الزر: Print
   • ختم QR على ملفات PDF المرفوعة
   • حجم الورق من النوع
6. 6

   تنقيح الخطاب أو إلغاؤه

   ينشئ Revise مسودة جديدة مرتبطة بالأصل كمراجعة ويبقى الرابط القديم قابلا للتتبع. ويوقف Cancel الخطاب ورابطه. وتعرض قائمة المراجعات السلسلة كاملة.

   • الأزرار: Revise وCancel
   • رابط Revision Of
   • قائمة المراجعات
7. 7

   الانتهاء التلقائي

   تعلّم مهمة مجدولة الخطابات كمنتهية عند انتهاء صلاحيتها. وتبقى الخطابات المنتهية في السجل لكن رابطها العام لا يفتح المحتوى. وتحصر قواعد السجلات كل مستخدم بخطاباته والمدير بخطابات الشركة.

   • مهمة مجدولة: انتهاء الخطاب
   • الروابط المنتهية لا تُفتح
   • رؤية شخصية أو للشركة

العودة إلى تطبيقات الإصدار